Die Kostenaufstellung muss nicht zwingend sehr detailliert sein. Sie muss aber plausibel sein. Sowohl die StuROPx-Koordinierungsstelle als auch die Gutachter_inenn müssen verstehen können, wofür und warum Sie welche Mittel benötigen.

Nein, die Sach- bzw. Reisemittel (max. 750 Euro) werden den Projekten nicht als Pauschalbetrag zur Verfügung gestellt. Die Mittel müssen abgerechnet werden.

Ja, allerdings wäre es schön, wenn Sie die Konferenz gemeinsam mit einer Gruppe Studierender besuchen würden.

Häufig reisen nicht nur die Projektleiter:innen der X-Student Research Groups, sondern auch teilnehmende Studierende. Aufgrund des Gruppencharakters der Reisen werden im StuROP^x keine einzelnen Dienstreiseabrechnungen (gemäß zahlungsbegründeter Belege) gestellt. Stattdessen arbeiten wir mit Reisekostenzuschüssen. Entscheidend dabei ist das Wort "Zuschuss", d. h., es werden nicht die entstandenen Kosten erstattet, sondern ein Zuschuss zu den Kosten (Fahrt, Übernachtung etc.) gewährt. Der Reisekostenzuschuss orientiert sich an der Wegstreckenentschädigung gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG): 20 Cent/ km; mit einem Höchstbetrag von 130 €/ Strecke, also insgesamt bis zu 260 € pro Person.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Sach- bzw. Reisemittel abrechnen können:

(1) Rechnung: Sie lassen sich eine Rechnung geben, d. h. Sie erwerben zum Beispiel Geräte oder Software und lassen sich eine Rechnung dafür ausstellen. Diese Rechnung leiten Sie an die StuROP^x-Koordinierungsstelle weiter, die eine Begleichung des ausstehenden Betrags in die Wege leiten wird.

(2) Erstattungsantrag (nur in Ausnahmefällen): Sie gehen in Vorleistung, d. h. Sie erwerben zum Beispiel Geräte oder Software und bezahlen diese zunächst selbst. Dann reichen Sie einen Erstattungsantrag bei der StuROP^x-Koordinierungsstelle ein.

Weiterführende Hinweise zum genauen Verfahren zur Abrechnung von Sach- und Reisemitteln erhalten erfolgreiche Antragsteller*innen zu Projektbeginn.